Migrar a FacturIA en un fin de semana: guía práctica para no perder ni un dato

Si llevas años con un programa de facturación, cambiar de herramienta da respeto. Y tiene razón de ser: tus clientes, tu histórico de facturas y tu numeración son la columna vertebral de tu negocio.

La buena noticia es que migrar a FacturIA desde la mayoría de programas de facturación en la nube se ha simplificado mucho. Este artículo te cuenta cómo hacerlo sin perder ni un dato, con el menor lío posible.

Qué se migra y qué no

Lo primero: el alcance.

• Clientes y proveedores: se migran completos (NIF, razón social, dirección, condiciones de pago).
• Facturas emitidas: se migran conservando numeración y fechas. Quedan como facturas históricas, sin alterar su hash si vienen de un sistema que ya cumplía Verifactu.
• Productos / servicios catalogados: se migran si existen en el origen.
• Series de numeración: se respetan tal cual.
• Lo que NO se migra automáticamente: archivos adjuntos sueltos, configuraciones específicas del antiguo software, automatismos propios.

Paso 1 — Exporta desde tu programa actual

Casi todos los programas de facturación en la nube tienen una opción para exportar tu base de datos en formato CSV o JSON. Lo encontrarás en algún lugar de Ajustes → Datos → Exportar (o similar).

Asegúrate de que la exportación incluye al menos:

• Lista de clientes con sus campos esenciales.
• Lista de facturas emitidas con líneas de detalle.
• Lista de proveedores (si los gestionas en el programa).
• Catálogo de productos / servicios.

Guarda los ficheros en una carpeta local. No los borres del origen hasta que la migración esté verificada.

Paso 2 — Importa en FacturIA

Date de alta en FacturIA y, una vez dentro, ve a Ajustes → Importar datos. Sube los ficheros que exportaste. El asistente:

1. Detecta el formato y mapea los campos automáticamente.
2. Te pide validar el mapeo (suele ser correcto al 100% en exports estándar).
3. Te avisa de duplicados, datos faltantes o incoherencias antes de importar.
4. Importa preservando la numeración correlativa de tus facturas.

El primer mes desde tu alta, este proceso lo asistimos personalmente sin coste si lo necesitas. Si ves un campo que no se ha mapeado bien, nos lo dices y lo solucionamos.

Paso 3 — Verifica

Antes de empezar a emitir facturas nuevas desde FacturIA, comprueba lo siguiente:

• Tu última factura emitida en el sistema antiguo aparece como tal en FacturIA, con su mismo número y fecha.
• Los clientes principales están todos, con sus datos completos.
• Las condiciones de pago, IBAN y particularidades por cliente están bien.
• El próximo número de factura está configurado correctamente para que la siguiente emisión continue la serie.

Paso 4 — Emite la primera factura

Es el momento de la verdad. Emite una factura real (no de prueba) en FacturIA. Compruébala:

• El número de factura es el que esperabas (continúa la serie).
• La factura PDF tiene tu logo, tus datos y tu numeración correcta.
• El cliente la recibe sin problemas (envíate una copia o pídele confirmación).
• Si trabajas con tu asesoría, comprueba que la ve también en su panel.

Paso 5 — Apaga el sistema antiguo

Una vez emitida y validada la primera factura desde FacturIA, deja el sistema antiguo en modo solo lectura por un tiempo razonable (3 a 6 meses) por si necesitas consultar algo. Después, exporta tus históricos a un fichero local y date de baja del servicio.

Avísale al banco si tenías domiciliación con el proveedor antiguo y, si lo prefieres, configura el cobro en FacturIA.

Errores típicos al migrar

• Migrar con prisa el día 1 del mes: hazlo a final de mes para no romper la serie.
• Dar de baja el sistema antiguo el mismo día: ten siempre 3 meses de solapamiento por si necesitas consultar.
• No comprobar la numeración: el error más fácil de cometer y el más caro si te pasa.
• No avisar al cliente de un posible cambio de IBAN o de aspecto de la factura.

Resumen

Migrar a FacturIA desde otro software de facturación se hace en un fin de semana si se planifica bien: exportas, importas, verificas, emites una primera factura y dejas el antiguo en solo lectura unos meses. Si necesitas ayuda, el primer mes te lo hacemos gratis. Lo que cuenta es que cuando termine el proceso, tu numeración sea continua y tus datos estén intactos.